DokuAI vs 123erfasst.
Zwei Welten, ein Vergleich.
123erfasst aus Schüttorf ist seit 1989 die DACH-Referenz für Baustellen-Zeiterfassung mit Lohn-Integration. DokuAI ist iOS-nativ, neu, und automatisiert das Bautagebuch per KI aus Foto und Stimme. Die zwei Tools überlappen nur in der Dokumentations-Funktion — alles andere ist 123erfasst-Domäne.
Stand: Juni 2026 · Marktdaten und Preise basieren auf öffentlichen Quellen.
Auf einen Blick
15 Kriterien, ein Tableau.
| Kriterium | DokuAI | 123erfasst |
|---|---|---|
| Hauptzweck | Bautagebuch + Mängelprotokoll aus Foto + Stimme | Zeit, Material, Lohn — Bautagebuch als Teilfunktion |
| Plattform | iPhone, iPad (iOS-nativ) | iOS, Android, Web — Desktop-orientiert |
| KI-Bericht | Ja — Foto + Stimme wird zum strukturierten PDF | Nein — Formularerfassung |
| AR-Maßmessung (LiDAR) | Ja, ±0,5 cm auf iPhone 12 Pro+ | Nein |
| Zeiterfassung | Nein | Ja — pro Mitarbeiter, pro Projekt, GPS-validiert |
| Lohnabrechnung-Schnittstelle | Nein | Ja — Datev, Lexware, Sage |
| Materialerfassung | Nein | Ja — Material, Maschinenstunden, Geräte |
| Mehrnutzer-Workflow | Nein (Solo-Tool) | Ja — Polier + Büro + Buchhaltung |
| Setup-Aufwand | Keiner — App öffnen, Bericht starten | Mehrtägig — Stammdaten, Projekte, Lohnkonten |
| Schulung | Keine | Pflicht — geführtes Onboarding plus Lohnbuchhaltung-Briefing |
| Sprachen | 15 | DE (primär), EN |
| Preis (1 Nutzer) | Apple-Abo (siehe App Store) | ab ca. 25 €/Nutzer/Monat (Basis), Vollumfang höher |
| Preis (5 Nutzer) | 5× Einzel-Abo | ca. 169 €/Monat (inkl. Module) |
| Daten in EU | Ja — Server in der EU | Ja — Server in Deutschland |
| Gegründet | 2025 | 1989 — Schüttorf, Pionier der Baustellen-Zeiterfassung |
Stärken 123erfasst
Wo 123erfasst klar besser ist.
Ein ehrlicher Vergleich nennt zuerst, wo der Wettbewerber gewinnt. 123erfasst hat 35+ Jahre Bau-ERP-Tiefe, die DokuAI bewusst nicht abbildet.
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01 / 05
Integrierte Zeiterfassung mit Lohnschnittstelle
123erfasst ist seit 1989 auf Baustellen-Zeiterfassung spezialisiert. Stunden werden pro Mitarbeiter und Projekt erfasst, GPS-validiert und direkt in Datev, Lexware oder Sage gespiegelt. Für mittelständische Baubetriebe mit Stundenlohn-Abrechnung ist diese Schnittstelle die Killer-Funktion. DokuAI macht keine Zeiterfassung.
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02 / 05
Material- und Maschinenstunden-Erfassung
Eingesetztes Material, Maschinenstunden, Geräte werden pro Projekt erfasst — die Basis für Nachkalkulation, Aufmaß und Rechnungsstellung. Für Bauunternehmen mit eigener Buchhaltung ist 123erfasst hier konkurrenzlos. DokuAI deckt nur die Dokumentationsseite ab.
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03 / 05
Etablierter Anbieter mit DACH-Fokus
123erfasst aus dem niedersächsischen Schüttorf ist seit über 35 Jahren am Markt, mit Tausenden von Bauunternehmen als Kunden. Bei der Auswahl durch Geschäftsführer und Steuerberater bringt diese Reputation Vertrauen mit.
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04 / 05
Vollintegrierte Bau-ERP-Logik
Stundenzettel → Lohnabrechnung → Rechnungsstellung → Nachkalkulation funktioniert in einem System. Für Bauunternehmen, die ohnehin ein Bau-ERP brauchen, ergibt 123erfasst Sinn als Komplettlösung. DokuAI ist bewusst nur Dokumentation.
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05 / 05
Persönlicher Vertrieb und Support
123erfasst hat ein klassisches B2B-Vertriebsmodell mit deutschsprachigen Account-Managern, vor-Ort-Demo und individueller Vertragsgestaltung. Für Bauunternehmen, die nicht selbst testen möchten, ist das ein Vorteil.
Stärken DokuAI
Wo DokuAI klar besser ist.
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01 / 05
KI-Bericht aus Foto + Stimme
DokuAI ist das einzige iOS-native Tool im Vergleich, das aus einer Sprachaufnahme + Fotos automatisch einen strukturierten Bautagebuch- oder Mängel-Eintrag erzeugt. Die zwei Stunden Tipperei nach Feierabend entfallen. 123erfasst verlangt formularbasierte Erfassung.
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02 / 05
AR-Maße mit LiDAR
Zwei Punkte im Foto antippen, die Distanz wird als Linie ins JPEG eingebrannt — auf iPhone 12 Pro und neuer mit ±0,5 cm Genauigkeit. 123erfasst hat keine vergleichbare Funktion; Maße werden händisch erfasst.
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03 / 05
Null Setup, sofort einsatzbereit
App herunterladen, ersten Bericht starten. 123erfasst verlangt mehrtägige Einrichtung — Stammdaten, Projekte, Lohnkonten, GPS-Geofencing der Baustellen. Für Solo-Handwerker und Kleinbetriebe ist das Overhead, das nichts bringt.
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04 / 05
Solo-Pricing für Einzelnutzer
DokuAI ist ein Apple-Abo, ein Nutzer, jederzeit kündbar. 123erfasst startet mit dem Basis-Tarif typischerweise bei 25 €/Nutzer/Monat + Modulpreise für Zeiterfassung, Lohnschnittstelle, Material — schnell ist man bei 50–80 €/Nutzer/Monat. Für einen Solo-Handwerker ist das Mehrfache.
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05 / 05
iOS-Design-Tiefe und mobile-first
Native iPhone-App mit ProMotion, Haptic Engine, Always-On-Display, Shortcuts. 123erfasst ist Desktop-orientiert mit mobiler Ergänzung — die mobile App ist gut, aber nicht die primäre UX.
Wer nimmt was?
Empfehlung nach Profil.
| Profil | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Solo-Handwerker (Maler, Elektriker, Sanitär) | DokuAI | Keine Mitarbeiter, keine Lohnabrechnung — nur schnelle Doku. |
| Kleinbetrieb ohne eigene Lohnbuchhaltung (2–5 Mitarbeiter) | DokuAI | Lohnabrechnung läuft eh über Steuerberater, kein 123erfasst-Bedarf. |
| Mittelstands-Baubetrieb mit eigener Lohnbuchhaltung (10+ MA) | 123erfasst | Stunden + Material + Lohn → Datev-Integration ist Kernwert. |
| Bauunternehmen mit komplexer Nachkalkulation | 123erfasst | 123erfasst sammelt die Daten, die für Nachkalkulation gebraucht werden. |
| Sachverständigen-Büro mit Gutachten-Erstellung | DokuAI | Sachverständige brauchen Dokumentation und PDF-Briefkopf, nicht Lohnabrechnung. |
| Hausverwaltung mit Übergabe- und Begehungs-Protokollen | DokuAI | Solo-Termine ohne Zeit-pro-Mitarbeiter-Erfassung. |
| GU, der Subunternehmen-Stunden bezahlen muss | 123erfasst | Zeit-pro-Subunternehmer-pro-Projekt ist der Kern-Workflow. |
| Solo-Bauleiter ohne Lohnverantwortung, der schnellste Doku will | DokuAI | KI + AR + iOS-nativ ist hier nicht zu schlagen. |
FAQ
Häufige Fragen zum Wechsel.
Stand: Juni 2026
Ist DokuAI eine vollwertige 123erfasst-Alternative?
Für Solo-Handwerker, Sachverständige, Hausverwalter und Kleinbetriebe ohne eigene Lohnbuchhaltung: ja, mit Mehrwert (KI + AR). Für mittelständische Baubetriebe mit eigener Lohnabrechnung, Material-Erfassung und Nachkalkulation: nein — dort fehlt DokuAI die Tiefe in den ERP-nahen Funktionen, die 123erfasst seit 1989 ausbaut. Die beiden Tools überlappen nur in der Dokumentations-Funktion; alles andere ist 123erfasst-Domäne.
Kann ich von 123erfasst zu DokuAI wechseln?
Nur teilweise sinnvoll. Wenn du 123erfasst hauptsächlich für Bautagebuch nutzt und auf die ERP-Funktionen verzichten kannst, ist DokuAI günstiger und schneller. Wenn du 123erfasst für Stunden + Lohn + Material brauchst, kannst du nicht wechseln — DokuAI hat diese Funktionen nicht. In dem Fall: 123erfasst für die ERP-Seite behalten, DokuAI parallel für schnellere KI-gestützte Begehungen einsetzen.
Was kostet 123erfasst wirklich?
123erfasst veröffentlicht Preise nicht öffentlich. Marktbeobachtungen und Vergleichsportale nennen den Basis-Tarif ab ca. 25 €/Nutzer/Monat (Jahresabrechnung). Mit den Modulen für Zeiterfassung, Lohnschnittstelle und Material kommt man je nach Konfiguration auf 50–80 €/Nutzer/Monat. Für 5 Nutzer mit Vollumfang sind ca. 169 €/Monat realistisch.
Was kostet DokuAI im Vergleich?
DokuAI ist eine Apple-Abo-App, aktueller Preis im App Store. Ein Abo deckt einen Nutzer, kein Mindestvertrag, jederzeit kündbar. Für 5 Solo-Handwerker hast du 5 Einzel-Abos und sparst gegenüber einem 123erfasst-Vollumfang typischerweise einen mittleren dreistelligen Betrag pro Monat — mit KI und AR-Maß als Bonus, die 123erfasst nicht bietet.
Hat 123erfasst eine KI-Bericht-Funktion?
Stand Juni 2026 bietet 123erfasst keine KI-gestützte Bautagebuch-Generierung aus Sprachaufnahmen vergleichbar mit DokuAI. Einzelne KI-Hilfen (Texterkennung aus Lieferscheinen via OCR) existieren, der Kern-Workflow bleibt formularbasiert. Wir aktualisieren diesen Vergleich, wenn sich das ändert.
Kann DokuAI Stunden erfassen?
Nein. DokuAI fokussiert ausschließlich auf die Dokumentationsseite (Bautagebuch, Mängelprotokoll, Abnahme, Wohnungsübergabe). Für Zeiterfassung mit Lohn-Integration brauchst du ein eigenes Tool — entweder 123erfasst, oder eine schlanke Zeit-App wie Clockify/Toggl mit manueller Lohnübertragung.
Sind DokuAI-Daten DSGVO-konform wie bei 123erfasst?
Ja. Beide Anbieter betreiben ihre Server in Deutschland bzw. der EU. DokuAI-Berichte werden spätestens nach 365 Tagen automatisch gelöscht oder früher, wenn du sie in der App entfernst. 123erfasst hat längere konfigurierbare Aufbewahrungsfristen (relevant für Lohnaufbewahrungspflicht 10 Jahre nach AO § 147).
Welche App empfehlt ihr für Mängelprotokoll und Abnahme?
DokuAI. Mängelprotokoll und förmliche Abnahme sind Dokumentationsaufgaben mit Foto, AR-Maß und Unterschrift — exakt der DokuAI-Workflow. Eigene Pages: Mängelprotokoll-App und Abnahmeprotokoll-App.
Bist du Solo oder ohne eigene Lohnbuchhaltung? Teste DokuAI.
7 Tage Profi-Test. Erster Bericht in 5 Minuten — ohne Stammdaten-Setup, ohne Schulung.
Weitere Vergleiche: vs PlanRadar · vs Capmo · vs Phase0