Wohnung übergeben in 20 Minuten.
Protokoll fertig vor dem Treppenhaus.
Foto-Rundgang, Zählerstände, Mängel mit AR-Maßen, Unterschriften beider Parteien — alles im iPhone, fertig als PDF mit Briefkopf. Für Hausverwalter, Vermieter und Mieter.
7 Tage Profi-Test. Jederzeit kündbar.
Definition
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist die schriftliche Dokumentation des Zustands einer Mietwohnung bei Übergabe. Es hält fest, in welchem Zustand die Räume sind, welche Mängel und Vorschäden bestehen, wie die Zählerstände lauten und wie viele Schlüssel übergeben werden. Es dient beiden Parteien als Beweismittel — bei Auszug entscheidet es darüber, wer für Schäden haftet und wer die Kaution zurückbekommt.
Erstellt wird das Protokoll bei jeder Übergabe: Einzug, Auszug, Mieterwechsel, Wohnungsabnahme nach Renovierung. Wer kein Protokoll hat, trägt vor Gericht das Beweisrisiko — bei Schäden, bei Kautionsstreit, bei Renovierungsforderungen.
Pflicht-Inhalt
Was muss ins Übergabeprotokoll?
Acht Punkte gehören in jedes vollständige Übergabeprotokoll. Fehlt einer, ist im Streit die Beweiskraft eingeschränkt. DokuAI führt durch die Liste — Foto, Stimme, Zahl, Unterschrift.
- 01 Datum, Uhrzeit und vollständige Anschrift der Wohnung
- 02 Namen, Anschriften und Funktion (Vermieter, Mieter, Hausverwalter)
- 03 Zählerstände: Strom, Gas, Wasser kalt/warm, Heizung (mit Foto)
- 04 Raumweise Zustandsbeschreibung mit Fotos
- 05 Vorschäden und Mängel — verortet, beschrieben, klassifiziert
- 06 Anzahl, Art und Foto der übergebenen Schlüssel
- 07 Hinweise zu Mietsache (Renovierungspflicht, Sondernutzung)
- 08 Unterschriften beider Parteien — am besten direkt vor Ort
Was die App leistet
Vier Werkzeuge, die die Übergabe entspannt machen.
01 / 04
Zählerstände mit Foto-Beweis
Jeder Zählerstand wird abfotografiert — die KI liest die Zahl aus dem Bild, du musst sie nur noch bestätigen. Streit über „falsch abgeschrieben" entfällt.
02 / 04
AR-Maße bei Schäden
Riss, Loch, Brandfleck — zwei Punkte im Foto antippen, die Größe wird als Linie eingebrannt und landet im PDF. Auf iPhone 12 Pro+ ±0,5 cm genau. Schadensumfang ist später nicht mehr verhandelbar.
03 / 04
Beide Parteien unterschreiben vor Ort
Mieter und Vermieter unterschreiben direkt auf dem Display. Beliebig viele Unterschriften pro Bericht — auch der Hausverwalter und Zeugen können zeichnen. Jede Unterschrift wird mit Zeitpunkt im PDF hinterlegt.
04 / 04
PDF mit Briefkopf direkt aus dem Treppenhaus
Logo der Hausverwaltung, Anschrift, Mietvertragsnummer — einmal hinterlegt, auf jedem Übergabeprotokoll automatisch. Versand per WhatsApp, E-Mail oder Cloud bevor du im Auto sitzt.
Anlässe
Vier Übergabe-Situationen, ein Werkzeug.
-
01 / 04
Einzug
Der Mieter dokumentiert vor dem Einräumen den Ist-Zustand. Jeder Vorschaden, der jetzt nicht festgehalten wird, geht beim Auszug auf seine Kaution.
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02 / 04
Auszug
Der Vermieter prüft den Zustand gegen das Einzugsprotokoll. Differenzen werden mit Foto belegt, neue Mängel klassifiziert, Renovierungsbedarf konkret benannt.
-
03 / 04
Mieterwechsel ohne Leerstand
Drei Parteien, ein Termin, ein gemeinsames Protokoll — alle drei unterschreiben direkt auf dem Display, keine Postwege.
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04 / 04
Wohnungsabnahme nach Renovierung
Der Vermieter prüft die Renovierung gegen die Übergabeliste. Mängel werden mit AR-Maß im Foto verortet, Handwerker bekommt die Mängelliste sofort als PDF.
Für wen
Fünf Profile, ein konkreter Nutzen.
| Rolle | Konkreter Nutzen |
|---|---|
| Hausverwaltung | 20+ Übergaben pro Monat ohne Excel-Vorlage und Word-Briefkopf. Jeder Mitarbeiter mit eigenem iPhone, einheitliches Corporate Design auf jedem PDF. |
| Privater Vermieter | Erste Wohnung übergeben, kein Vorlagen-Sammeln nötig. KI strukturiert das Protokoll nach Mietrechts-Standard, App führt dich durch. |
| Mieter beim Einzug | Eigene Vorschaden-Dokumentation mit Foto und AR-Maß. Bei Auszugsstreit hast du das Beweismaterial direkt, nicht erst nach Kanzlei-Anruf. |
| WEG-Verwalter | Übergabe gemeinsamer Flächen, Müllraum, Tiefgarage. Mehrere Unterschriften pro Bericht (Beirat, Verwalter, Hausmeister). |
| Sachverständiger | Zustandsgutachten für Versicherungsfälle. Foto + Stimme → strukturiertes Gutachten in Minuten statt Stunden. |
FAQ
Häufige Fragen zur Wohnungsübergabe.
Stand: Juni 2026
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll gesetzlich Pflicht?
Nein, eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht besteht nicht. Bei Streit über Schäden oder Kautionsrückzahlung greift aber § 535 BGB (Pflichten des Vermieters) und die Beweislast-Verteilung der Rechtsprechung — ohne Übergabeprotokoll hat in der Regel die Partei das Nachsehen, die den Anspruch geltend macht. In der Praxis ist das Protokoll daher faktisch unverzichtbar.
Was muss in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Anschrift, Datum, Namen beider Parteien, Zählerstände aller Medien (Strom, Gas, Wasser kalt/warm, Heizung) mit Foto, raumweise Zustandsbeschreibung mit Fotos, Vorschäden und Mängel verortet und beschrieben, Anzahl und Foto der übergebenen Schlüssel, Hinweise zu Renovierungs- und Sondernutzungspflichten, Unterschriften beider Parteien. DokuAI führt dich durch jeden dieser Punkte.
Wer haftet ohne Übergabeprotokoll bei späteren Schäden?
Ohne Protokoll trägt die Partei das Beweisrisiko, die einen Anspruch geltend macht. Beim Auszug bedeutet das: Der Vermieter muss beweisen, dass der Schaden bei Übergabe noch nicht da war — wenn er das nicht kann, bleibt er auf den Reparaturkosten sitzen. Umgekehrt verliert der Mieter Kautionsanteile für angebliche Schäden, die er nicht widerlegen kann.
Wer bekommt das Übergabeprotokoll?
Beide Parteien erhalten ein Exemplar — Mieter und Vermieter. Bei Hausverwaltungen zusätzlich das Verwaltungs-Archiv. DokuAI exportiert als PDF und verschickt direkt per WhatsApp, E-Mail oder lädt in eine Cloud. Ein Klick, alle Empfänger.
Müssen Zählerstände abfotografiert werden?
Empfohlen, nicht gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis ist das Foto der einzige Schutz gegen den Vorwurf „falsch abgeschrieben". DokuAI fotografiert den Zählerstand, die KI liest die Zahl aus dem Bild, du bestätigst — Foto und Zahl landen gemeinsam im Protokoll.
Wie dokumentiere ich die Schlüsselübergabe richtig?
Anzahl pro Schlosstyp einzeln benennen: Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Müllraum, Tiefgarage, Gemeinschaftsraum, Fahrradkeller. DokuAI hat ein eigenes Schlüssel-Feld im Übergabe-Workflow, inklusive optionalem Foto des Schlüsselbunds.
Was passiert, wenn der Mieter die Unterschrift verweigert?
Die Verweigerung wird im Protokoll vermerkt — DokuAI hat dafür ein eigenes Feld. Das Protokoll bleibt dann einseitig vom Vermieter unterschrieben und behält seinen Wert, weil der Vermieter die Daten zeitstempel-gesichert und mit Fotos belegt hat. Sinnvoll ist dann ein Zeuge, der ebenfalls unterschreibt.
Funktioniert die App auch ohne Internet?
Die Aufnahme funktioniert komplett offline — Fotos, Sprachnotizen, Zählerstände, Unterschriften landen auf dem iPhone. Die KI-Strukturierung und der PDF-Export brauchen Verbindung; sobald wieder Internet da ist, macht die App weiter wo sie aufgehört hat. Im Treppenhaus mit Funkloch verlierst du nichts.
Was kostet das Übergabeprotokoll mit DokuAI?
7 Tage Profi-Test ohne Verpflichtung, jederzeit kündbar. Danach Apple-Abo — den aktuellen Preis siehst du direkt im App Store. Für Hausverwalter mit mehreren Mitarbeitern: jeder Mitarbeiter mit eigenem Abo, kein zentrales Setup nötig.
Ist DokuAI auch für Baustellendokumentation geeignet?
Ja — das ist der Ursprungs-Use-Case. Wohnungsübergaben sind aus DokuAI-Sicht ein Sonderfall der Baustellendokumentation: Foto + Stimme + Unterschrift, fertig. Für Bauleiter und Handwerker haben wir eine eigene Seite zur Bautagebuch-App.
Nächste Übergabe — Protokoll fertig vor dem Treppenhaus.
7 Tage Profi-Test. Erste Wohnungsübergabe in 20 Minuten dokumentiert.
Mehr Use Cases: Bautagebuch für Handwerker